Notariusz a najem okazjonalny — co sprawdza przed podpisaniem umowy?

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego jest niemożliwe bez udziału notariusza. Dla wielu najemców, zwłaszcza obcokrajowców, wizyta w kancelarii notarialnej wydaje się przerażającym, biurokratycznym etapem. Ludzie obawiają się, że spotkają się z odmową z powodu braku odpowiedniego dokumentu, nieznajomości języka lub nieprawidłowo wskazanego adresu.

W rzeczywistości zadaniem notariusza nie jest utrudnianie Ci życia, lecz upewnienie się, że transakcja jest w pełni zgodna z prawem, a interesy obu stron są zabezpieczone.

W tym artykule szczegółowo omówimy, jaką dokładnie rolę odgrywa notariusz w procesie najmu okazjonalnego, jakie dokumenty będzie badał pod lupą i z jakich powodów może odmówić sporządzenia aktu.

Wiele osób błędnie zakłada, że wystarczy pobrać z internetu wzór z nagłówkiem „Umowa najmu okazjonalnego” i podpisać go z właścicielem mieszkania, aby umowa nabrała mocy prawnej.

To prawny mit. Istota tego typu najmu tkwi w mechanizmie szybkiej eksmisji w przypadku złamania warunków umowy. Aby komornik mógł rozpocząć działania bez długotrwałych procesów sądowych, potrzebuje tytułu egzekucyjnego. Tym dokumentem jest właśnie oświadczenie w formie aktu notarialnego (z art. 777 Kpc). Jeśli nie byłeś u notariusza — zawarłeś zwykłą umowę najmu, która nie daje wynajmującemu żadnych szczególnych gwarancji.

👉 Przeczytaj więcej o tym, jak działa cały mechanizm: Najem okazjonalny — co to jest i na czym polega? →

Podczas wizyty notariusz musi potwierdzić Twoją tożsamość i upewnić się, że rozumiesz, pod czym się podpisujesz. W tym celu zweryfikuje następujący pakiet dokumentów:

• Dokument tożsamości. W przypadku obywateli RP jest to dowód osobisty. W przypadku cudzoziemca — ważny paszport zagraniczny (posiadanie karty pobytu lub numeru PESEL będzie dodatkowym plusem, ale to paszport jest bezwzględnie wymagany).
• Umowa najmu. Notariusz potrzebuje podpisanej już przez Ciebie i wynajmującego umowy najmu okazjonalnego. Akt o poddaniu się egzekucji jest ściśle powiązany z konkretną umową i konkretnym mieszkaniem.
• Zgoda właściciela „adresu zastępczego”. To ten dokument (Oświadczenie), w którym osoba trzecia zgadza się przyjąć Cię w przypadku eksmisji. Notariusz zweryfikuje dane właściciela, numer Księgi Wieczystej (KW) oraz poprawność wypełnienia.
• Twoje oświadczenie o wskazaniu adresu. To dokument, w którym najemca formalnie wskazuje adres, pod który się wyprowadzi. Szablon tego dokumentu może udostępnić właściciel mieszkania, sam notariusz lub można go pobrać od nas.

👉 Dowiedz się więcej o dokumentach:

1. Po co potrzebny jest adres do eksmisji? →
2. Wzór oświadczenia właściciela o zgodzie na zamieszkanie →

Notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za legalność sporządzanych przez siebie aktów. Odmówi wykonania czynności, jeśli stwierdzi następujące nieprawidłowości:

• Brak adresu do eksmisji. Jeśli przyjdziesz bez pisemnej zgody właściciela innej nieruchomości w Polsce.
• Błędy w dokumentach. Rozbieżności danych między umową najmu a paszportem, brak podpisu współwłaściciela „zastępczego” mieszkania lub literówki w numerze Księgi Wieczystej.
• Fikcyjne dane. Jeśli notariusz nabierze uzasadnionych podejrzeń, że zgoda na zamieszkanie została sfałszowana lub adres nie istnieje (np. wskazano adres galerii handlowej zamiast lokalu mieszkalnego).
• Brak zrozumienia treści dokumentu. Jeśli najemca nie mówi po polsku i stawił się bez tłumacza przysięgłego, notariusz odmówi sporządzenia aktu, ponieważ osoba ta nie jest w stanie zrozumieć skutków prawnych swoich działań.

👉 Aby uniknąć tych problemów, zapoznaj się z naszym artykułem: Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym →

Koszt usług notariusza za sporządzenie aktu o poddaniu się rygorowi egzekucji przy najmie okazjonalnym jest regulowany ustawowo.

Maksymalna taksa notarialna w tym przypadku wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Należy jednak pamiętać, że do tej kwoty zawsze doliczany jest podatek VAT (23%) oraz opłata za wydanie wypisów aktu notarialnego (zazwyczaj sporządza się kilka egzemplarzy — dla najemcy i wynajmującego).
Średnio ostateczna kwota waha się od 400 do 800 złotych, w zależności od cennika danej kancelarii oraz liczby stron dokumentu. Ceny różnią się także w zależności od lokalizacji — w dużych miastach jest zazwyczaj drożej niż w mniejszych miejscowościach:

• Warszawa: 550–900 zł
• Kraków, Katowice, Wrocław, Gdańsk, Lublin, Szczecin, Łódź, Poznań, Bydgoszcz: 400–600 zł za sporządzenie aktu
• Biała Podlaska, Radom, Kielce, Rzeszów, Płock, Zielona Góra, Białystok, Legnica i inne miasta do 500 tys. mieszkańców: 300–450 zł

Aby wszystko przebiegło szybko i sprawnie, trzymaj się tych kilku prostych zasad:

1. Umów się z wyprzedzeniem. Kancelarie rzadko przyjmują klientów „z marszu”. Zadzwoń i umów konkretny termin.
2. Wyślij skany dokumentów. Większość kancelarii prosi o przesłanie skanów paszportu, umowy najmu oraz oświadczenia o adresie zastępczym na e-mail z 1-2 dniowym wyprzedzeniem. Pozwala to asystentowi notariusza na wcześniejsze przygotowanie projektu aktu.
3. Zadbaj o tłumacza. Jeśli słabo rozumiesz prawniczy język polski, odpowiednio wcześnie umów się z tłumaczem przysięgłym, aby towarzyszył Ci podczas wizyty.
4. Zweryfikuj adres zastępczy. Upewnij się, że dokument potwierdzający Twoje prawo do przeprowadzki w razie problemów jest wypełniony bezbłędnie.

Notariusz to Twój gwarant legalności przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego. Jego weryfikacja wyklucza błędy prawne, które w przyszłości mogłyby zaszkodzić zarówno najemcy, jak i właścicielowi mieszkania.

Najczęstszą przyczyną, dla której notariusz odprawia najemców z kwitkiem, jest brak legalnego adresu do egzekucji lub błędy w oświadczeniu od właściciela tego adresu.

Jeśli czeka Cię wizyta u notariusza, ale nie masz w Polsce znajomych gotowych użyczyć swojej nieruchomości jako wariantu zastępczego, nie próbuj posługiwać się fikcyjnymi danymi. W naszym serwisie możesz nabyć legalną, w 100% weryfikowalną przez notariuszy zgodę na zamieszkanie.

👉 Zamów pewny adres do najmu okazjonalnego za 249 zł na Adres-w-Polsce.pl